Neringa Jag, kalbų suaugusiems mokytoja
Jei kada skaitėte ar žiūrėjote Harį Poterį, sutiksite, kad magija kartais būtų labai praktiškas dalykas. Tarkime, rašant laiškus angliškai. Pamoji burtų lazdele - ir yra!...
Elektroninių laiškų gauname ir išsiunčiame daugybę. Kaip padaryti, kad jūsų žinutės atkreiptų klientų ar partnerių dėmesį, o iš teksto sklistų ne tik profesionalumas, bet ir šiluma?
Subject, arba pavadinimas ir kitos ''smulkmenos''
Pradėkime nuo pradžių - elektroninis laiškas turi turėti pavadinimą. Jei jo nebus, rizikuojate negauti atsakymo. Gerbdami kitų laiką, turime įvardyti laiško temą. Taupydama jūsų laiką, pametėsiu keletą pagrindinių faktų apie tai. Nuorodos - straipsnio gale.
1) 47% gavėjų laiškus atidaro grynai pagal pavadinimą. Įdomu, ar ne?
2) Kokios apimties pavadinimas optimaliausias? Pasirodo, pupuliariausi laiškai pavadinime turi 6-10 žodžių (atidaroma 21% laiškų), antroje vietoje - pavadinimas iš 0-5 žodžių (16% laiškų).
3) Ką gi tame pavadinime rašyti? Kelios taisyklės:
a) suasmeninkite pavadinimą - atidaroma 22,2% tokių laiškų.
b) sukurkite skubos įspūdį, ir laimėkite dar 22% atidarymų.
c) venkite persiunčiamų laiškų. Pavadinimas, kuriame šmėžuoja 'Fw' (persiųsta), atverčiamas 17% rečiau, negu šio žodžio neturintys pavadinimai.
5) Techninės nesmulkmenos - nepatartina rašyti pavadinimą VIEN DIDŽIOSIOMIS RAIDĖMIS (sukuria įspūdį, kad esate rėksnys), visgi turėkime omeny, kad anglų kalboje straipsnių, knygų ir - el. laiškų pavadinimai turėtų atrodyti maždaug taip: Begin Everything in Capital Letters Except the Minor Words.
Štai keletas efektyvių el. laiškų pavadinimų formulių:
Use this secret tactic to improve your [outcome]
[Recipient’s Name], [Message]
[X]% discount for [Product] until [Date] only
You might be committing this [topic] mistake
How I learned to [skill] without [difficulty] in [specified time]
Sale: [Product] [Discount]
Sign up for free [report/product]
[Number] must-know techniques of every [practitioner]
Here’s a free [worksheet, report, etc.] for you
These [product/s] is/are ready for you to use now
Kaip sako patarlė, gera pradžia - pusė darbo!
Kaip pradėti laišką, kad norėtųsi jį skaityti ir į jį atsakyti?
Kaip susitikę žmogų su juo pasisveikiname, taip rašydami laišką irgi pirmiausiai sveikinamės. Pasisveikinimų niuansai:
Hi (name) - draugiškas, šiltas, nepretenzingas
Hello (name) - formalesnis
Dear (name) - šiltas, asmeniškas
Hi everyone - jei rašote grupei žmonių
Name - tiesiog gavėjo vardas - paprastas ir mėgstamas dažnai susirašinėjančių kolegų ar partnerių
Konkretumas - sveikintinas dalykas, bet visgi bendravime laimi šiluma. Ką rašyti, kad išreikštumėte draugiškumą? Pora universalių frazių:
I hope all is well.
I hope this email finds you well.
Jei žinote, kad žmogus atostogavo ar rašote savaitės pradžioje, tiks:
I hope you had (a good weekend / a great trip / a nice break).
Na, o jei neseniai susipažinote ar bendravote renginyje, verta paminėti tai:
It was a pleasure to meet you yesterday.
It was a pleasure to see you on Tuesday.
Kodėl, kodėl, kodėl? Priežastis
Po draugiškos įžangos derėtų pereiti prie esmės - kodėl rašote.
Štai keletas formulių:
I am writing to you with regards to (our meeting / the issue / presentation / our next event)
This is just a quick reminder... (priminimas)
I’m emailing you to… (paprasčiausias būdas pranešti apie priežastį)
It’s my pleasure to inform you (geros naujienos)
I’m hoping to get your input on (jei norite žmogaus nuomonės ar pan.)
Jei tai atsakymas į gautą laišką, galime padėkoti:
Thank you for your email about...
Thank you for reaching out (to me). (jei norite padėkoti, kad su jumis susisiekė)
Thanks for your quick reply. (jei gavote greitą atsakymą)
Kas laiškelyje? Apie prisegtukus ir informaciją
Jei siunčiate priedų, pravers šios frazės:
Please find [file] attached.
I'm enclosing [file].
Here’s the [document] we discussed.
The attached file contains... (jei detalizuosite jo sudėtį)
Jei turite pageidavimų ar kas nors neaišku
Frazės prašymui ar klausimui išreikšti:
Could you possibly tell me...?
It would be very helpful if you could send us/me...
Please find my two main questions below.
Frazės pasitikslinti:
Could you give us some more details on...?
Could you please clarify when you would like us to finish this?
What exactly do you mean by [something]?
Kaip gauti ar duoti sutikimą, informaciją ateityje?
Sprendimai - neatskiriama verslo dalis. Prieš juos priimdami pasitikslinkite ir taip užbėkite nesklandumams už akių.
Jei jums svarbi gavėjo nuomonė:
Please let me know if this is OK with you.
Please let me know what you think.
Jei jūs duodate leidimą:
You can go ahead with the project.
Jei norite padėkoti už informaciją ir/ar norite ir toliau būti informuotas:
Thank you for sharing.
Thanks for keeping me in the loop.
Please keep me informed/updated.
Kaip susitarti dėl susitikimo?
Jei reikia suplanuoti susitikimą, susirinkimą, suderinti datą, rinkitės iš šių frazių:
I'd like to schedule a meeting on [day] if you are available/free then.
I am available on [day], if that's convenient for you.
Would you be available on [day]? If so, I'll send you an invite shortly.
Jei laikas jums netinka:
I'm afraid I can't make it on [day]. How about...?
Jei tenka keisti renginio datą:
We are sorry to inform you that the interview/meeting scheduled for [day] will have to be rescheduled.
Kaip užbaigti elektroninį laišką?
Jei dar nepavargote, tęsiame toliau. Žinoma, laiško pabaiga priklauso nuo to, ko tikitės. Jei jums reikės atsakymo:
Looking forward to hearing from you soon.
If you could have it ready by (day/time), I would really appreciate it. (konkretus laikas, iki kada tikitės atsakymo ar info)
Jei žinote, kad pasimatysite:
See you on Monday/next week.
Visada neprošal padėkoti, ypač, jei yra pagrindo:
Thank you for everything.
Many thanks.
Jei siuntėte informaciją ir tikitės daugiau klausimų:
I hope you find this helpful.
Let me know if you need any help.
Galutiniai potėpiai
Na, ir atsisveikinimas. Vieni įprasčiausių formalioje aplinkoje:
Best regards,
All the best,
Best wishes,
Jei norite šiek tiek suasmeninto varianto, palinkėkite geros dienos ar savaitgalio:
Have a great weekend!
Have a wonderful day!
Norite patobulinti šnekamosios verslo anglų kalbos įgūdžius? Junkitės prie Business English kursų su Neringa arba registruokitės į individualias kalbos koučingo sesijas.
Nuorodos
Picture credit: Unsplash.com
Comments